23 dias. Esse é o período aproximado que as pequenas empresas brasileiras conseguem ficar fechadas e, ainda assim, com dinheiro suficiente para pagar as contas, de acordo com um levantamento do Sebrae. O número preocupa, já que poucas empresas conseguem manter um caixa saudável por pelo menos um mês para suportar impactos e externalidades, como a pandemia de covid-19.

Ainda segundo o Sebrae, a pandemia alterou o funcionamento de 5,3 milhões de pequenas empresas brasileiras, o equivalente a 31% do total. O número sobe para 10,1 milhões se olharmos para as que tiveram que interromper suas atividades temporariamente. Em 2020, vários comércios e pequenos estabelecimentos se viram obrigados a fechar as portas — muitas vezes, para sempre, por não terem tido meios para se manter.

No susto, muitos pequenos e médios empresários tiveram que mudar seus modelos de atuação. A transformação digital, que impactou grandes empresas nos últimos anos, bateu na porta das micros, pequenas e médias empresas.

Um estudo da Capterra e da Gartner indicou que 43% das companhias com até 250 colaboradores adotaram novas tecnologias para viabilizar o trabalho à distância e tentar evitar prejuízos. Temos acompanhado um movimento de digitalização intenso, não somente na comunicação, como também nos processos internos e de controle. Um bom exemplo disso são as finanças empresariais, passando por maior controle de estoques e de fluxo de caixa.

É comum (ainda) que MPMEs façam a gestão financeira e de estoque manualmente. O próprio Sebrae estima que 43% das MPMEs fazem o controle financeiro em papel. E modelos manuais aumentam a margem de erro. Digitalizar a gestão financeira é, portanto, imprescindível para conseguir controlar melhor os gastos e evitar que situações como a pandemia tenham impactos irreversíveis nos negócios, num primeiro passo de tentativa de prevenção de perdas.

Essa digitalização da gestão financeira, de estoques e de vendas permite que os empreendedores tenham visibilidade de tudo que entra e sai do caixa de forma semi-automática ou automática — com grande redução de possíveis erros. É essa visão que permite projetar os mais diferentes cenários e, por consequência, preparar os negócios e tentar ajustar o fluxo de caixa para que eles se concretizem.

Estimativas apontam que as MPMEs gastam em média 15 horas por semana desempenhando tarefas administrativo-financeiras. Quanto mais informal e menos automatizado, maior é esse tempo, que pode muito bem ser reduzido, com ganhos visíveis de produtividade. Plataformas que unifiquem agregação de dados, automatização de processos bancários, de contas a pagar e a receber, além de preparo de relatórios de estoque, de vendas e fiscais, saem na frente nessa corrida da transformação digital das empresas no mundo.

Uma empresa é considerada financeiramente saudável quando consegue equilibrar despesas e receitas, acumular reservas, gerenciar dívidas, planejar e priorizar gastos, além de administrar e se recuperar de choques de mercado. Para isso, quanto mais centralizado essa empresa tiver os seus processos operacionais e gerenciais, maior escalabilidade e maior velocidade de reação ela terá para ajustar o curso de sua atuação.

Plataformas de gestão financeira que entendam isso e que busquem ajudar os empreendedores em sua jornada, e não somente os contadores — que não administram e nem gerenciam as empresas de seus clientes — terão lugar proeminente no cotidiano dos empresários como apoio para lidar com a instabilidade econômica.

A transformação digital, aliada à nova geração de plataformas de gestão operacional-financeira, veio para ficar. Num futuro próximo, ajudarão os empresários a gerir suas operações e comércios por meio de inteligência artificial, machine learning e comandos de voz, como se fossem um assistente virtual

Além de sugerir ações administrativas e comerciais para o crescimento e expansão dessas empresas, com respeito aos aspectos de meio ambiente, sociais e de governança, sigla ESG, em inglês.

Ficção científica? Não. Já existem iniciativas em startups brasileiras em todos esses sentidos, sendo que 2021 mostrará novos campeões de tecnologia ao mercado. Quem se concentrar em melhorar e automatizar a jornada do empreendedor, seu acesso ao crédito, seu compliance e suas vendas, sairá na frente. E ajudará diretamente na recuperação da economia brasileira, aumentando as chances de sobrevivência de seus clientes.

Autor: Bernardo Arnaud – CTO da NEX – Universo Contábil

Fonte: Exame on-line

O atendimento via chatbots, entre tantas vantagens, traz o benefício da otimização de processos. Isso fica bastante evidente quando olhamos mais de perto o motivo pelo qual clientes e consumidores entram em contato com, por exemplo, concessionárias de energia ou de águas e esgotos: repetidas vezes, cerca de 50% dos pedidos são para emissão de 2ª via de boleto ou de conta. Algo bastante simples e que pode ser resolvido em instantes, caso o processo tivesse sido automatizado por meio de chatbots minimamente bem planejados e integrados com o financeiro das empresas.

Acontece que muitas empresas ainda tornam esse atendimento ao cliente, seja ele por meio de chatbots ou URAs (Unidade de Resposta Audível), custoso e desgastante, tanto para a concessionária quanto para o cliente. Para continuar no exemplo da emissão dos boletos, muitos clientes passam mais de 20 minutos para conseguir essa 2ª via, quando atendidos em um call center tradicional, devido a filas de espera e congestionamento de tráfego de clientes com a base de agentes do atendimento. Como consequência, as pessoas acabam mudando a empresa de prestação de serviços.

Fica evidente a necessidade de otimizar esse atendimento e torná-lo o mais rápido possível. Uma forte tendência nesse sentido é a integração de chatbots com processos básicos de vendas, atendimento e suporte, para facilitar a vida dos clientes e consumidores.

2021 é o ano dos Chatbots

Segundo o Institute for Business Value, 2021 será o ano de consolidação dos chatbots. Entre as mil empresas consultadas, 94% afirmam já ter recuperado o investimento feito nesse tipo de tecnologia. Os chatbots com maior desenvolvimento tendem a se tornar os novos super apps, que são os aplicativos capazes de realizar as mais diversas atividades em uma única plataforma. Por meio deles, é possível realizar pagamentos, fazer compras ou solicitar entregas. Praticidade é a palavra da vez.

Considerado o primeiro super app, o chinês WeChat começou como um aplicativo simples de troca de mensagens, bastante parecido com o WhatsApp. Com o passar do tempo, o WeChat começou a oferecer outras funcionalidades, como pagamentos, compras por QR code, chamadas em vídeo e por aí vai. Hoje, inclusive, o WeChat conta com uma carteira virtual que pode ser vinculada a cartões de crédito ou débito – sendo um dos principais e-wallets da China.

Com apenas um aplicativo, você consegue resolver dezenas de situações e os chatbots caminham nessa direção. Muito provavelmente veremos robôs de conversação capazes de concentrar centenas de funções em seus atendimentos e integrando os mais diversos serviços, de maneira “seamless”. E, por que não, também se tornarem carteiras digitais? Afinal, ninguém quer ter 50 aplicativos em seu smartphone e abrir cada um deles quando tiver uma necessidade específica.

Grandes marcas na Europa, nos EUA e na Ásia já fazem uso de chatbots das maneiras mais variadas: uma marca de automóveis de luxo europeia usou chatbots para aumentar a conversão de visitantes de seu site em potenciais compradores por meio de incentivos para o agendamento de um test-drive.

A boa notícia é que hoje qualquer um pode ter uma empresa especializada na construção de chatbots. Há empresas de software que oferecem modelos de desenvolvimento simples, com tecnologia de arrastar e colar para criar todo o fluxo de comunicação com clientes.

A consolidação do atendimento virtual por meio de chatbots em lojas online é um movimento sem volta. Basta se perguntar o seguinte: você quer ter vários aplicativos no seu celular, ou apenas alguns? E mais: você prefere ter uma jornada de atendimento e de compra em menos tempo e mais previsível ou prefere mais surpresas e tempo gasto nessas atividades?

Autor: Bernardo Arnaud – CFO da NEX – Universo Contábil

Fonte: Estadão on-line

Os benefícios da utilização da tecnologia para consultoria permanente no uso da contabilidade refletem-se tanto internamente na organização quanto na sociedade, promovendo credibilidade e veracidade das informações, o que contribui para a estabilidade das empresas e consequentemente, garantia de empregos. Também, a autoridade tributária se beneficia, porque a consultoria contábil e tributária contribui para o correto cumprimento das leis.

O objetivo da consultoria contábil e fiscal é formar uma visão sobre se as informações apresentadas dos dados fiscais e das demonstrações contábeis, para uma análise assertiva da aplicação das complexas legislações. O uso da tecnologia agiliza o trabalho, tornando o monitoramento contínuo mais fácil, rápido e menos custoso, além de liberar os profissionais para análises mais focadas em tomada de decisões, sendo essencial que tais profissionais conectem a tecnologia com o processo como um todo, juntamente com a inserção de ferramentas de análise de dados para que a avaliação da contabilidade englobe uma maior quantidade de informações em sua amostra.

Quando se opta pelo uso de uma ferramenta tecnológica para análise fisco contábil, a empresa se beneficia com o acesso a milhares de regras tributárias que já foram analisadas e revisadas por uma equipe, tendo então informações de qualidade e confiabilidade a sua disposição. E ter segurança nas informações é algo muito indispensável, pois ter uma base de dados bem elaborada, estruturada e assertiva deixa a empresa em compliance permanente, gerando máxima qualidade nos seus processos.

Hoje podemos contar com a tecnologia para analisar muitos processos complexo, desde erros em documentos fiscais emitidos e recebidos até a qualidade de informações enviadas ao Fisco.

A implementação desta tecnologia beneficia a velocidade nas análises de diversos processos dentro da organização, e com a variedade de amostras, o processo gera um enorme volume de análises sobre as informações, expondo erros e riscos para a tomada de ações e decisões de maneira preventiva e corretiva. Sendo assim, o processo deve harmonizar contadores, tecnologia e tomadores de decisões para o crescimento constante de lucros e baixo impacto tributário.

Entre em contato com a NEX – Universo Contábil, que atua com serviços integrados de contabilidade, consultoria, BPO Financeiro, Tecnologia, Comércio Exterior e Governança. Nossa empresa conta com profissionais com ampla experiência no mercado e possui metodologias certificadas para a realização das atividades.

Raphael Figueiredo – CEO da NEX – Universo Contábil

Mas a escolha do regime tributário não é algo tão fácil como parece, o Brasil tem uma das legislações tributárias mais complexas e dinâmicas do mundo, segundo dados da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico). Outro fator complicador é que nem todos os empreendedores conhecem este complexo sistema tributário, pois ao iniciar um novo negócio seu foco é no “coração” do negócio e não em burocracias do governo.

Foi pensando nisso e entendendo as dificuldades destes empreendedores que surgiu a NEX – Universo Contábil, com o intuito de facilitar e simplificar a sua jornada. Temos uma equipe de especialistas pronta para entender seu negócio, e juntos, definirmos o melhor regime tributário para sua empresa.

Atualmente temos no Brasil três regimes tributários, que podem ser escolhidos, desde que respeitadas as suas particularidades:

Simples Nacional

Este é talvez um dos mais famosos, e geralmente o mais indicado para pequenas e médias empresas em início de atividade. Mas será que este realmente é o melhor regime tributário para sua empresa?

Apenas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte podem optar pelo Simples Nacional:

• Microempresa (ME): até 360 mil reais de faturamento nos últimos 12 meses.

• Empresa de Pequeno Porte (EPP): de 360 mil reais a 4,8 milhões de reais de faturamento nos últimos 12 meses.

Este regime tributário é permitido somente para algumas atividades específicas listadas na Lei Complementar nº 123/2006, dentro outros requisitos que devem ser observados ao abrir a empresa.

Uma das maiores vantagens de optar pelo Simples Nacional é que o recolhimento dos impostos é feito de forma simplificada, onde até 8 tributos são recolhidos em uma única guia, chamada DAS – Documento Único de Arrecadação. Por meio do DAS são recolhidos tributos como:

• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);

• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

• Programa de Integração Social (PIS);

• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);

• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);

• Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);

• Imposto sobre Serviços (ISS);

• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

Um fato importante no Simples Nacional, e que sempre deve ser observado, é que a tributação ocorre sempre sobre o faturamento, independentemente de ter lucro no período, ou seja, mesmo que sua empresa tenha prejuízo em determinado mês, irá pagar impostos sobre o faturamento deste mês.

Lucro Presumido

Ao optar pelo regime do Lucro Presumido, a apuração do IRPJ e da CSL tem por base de cálculo uma presunção de lucro predeterminada pela legislação, de acordo com a atividade da empresa. Neste regime não é necessário apurar se a empresa teve lucro ou prejuízo no período, pois a tributação se dará sobre o faturamento, exceto em situações específicas (ex.: ganho de capital na alienação de bens, ganhos com aplicações financeiras etc.).

Para as atividades comerciais a margem de lucro presumida é de 8% da receita bruta. Já na prestação de serviços, a margem é de 32%. Sendo assim, por mais que o lucro da empresa seja maior, a tributação será somente sobre a margem pré-fixada sobre o faturamento.

Desta forma é importante sempre analisar a atividade e lucratividade do seu negócio, pois assim como no Simples Nacional, mesmo que a empresa tenha prejuízos no período, os impostos serão sobre o faturamento, ou seja, terá impostos a pagar.

Lucro Real

Este regime tributário é o mais “complexo” dos três, pois a tributação não é sobre o faturamento, e sim sobre o lucro efetivamente da atividade, após os devidos ajustes previstos na legislação.

A apuração dos impostos é feita com base no lucro líquido obtido no período, considerando as deduções e valores adicionais, podendo ser recolhido de forma trimestral ou anual. Pode ser adotado por toda e qualquer empresa, entretanto, a legislação prevê algumas situações em que a adoção do Lucro Real é obrigatória.

O Art. 14 de Lei 9.718 de 27 de novembro de 1998, estabelece a obrigatoriedade da apuração pelo Lucro Real às pessoas jurídicas:

I – Cuja receita total no ano-calendário anterior seja superior ao limite de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) ou proporcional ao número de meses do período, quando inferior a 12 (doze) meses;

II – Cujas atividades sejam de bancos comerciais, bancos de investimentos, bancos de desenvolvimento, caixas econômicas, sociedades de crédito, financiamento e investimento, sociedades de crédito imobiliário, sociedades corretoras de títulos, valores mobiliários e câmbio, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de crédito, empresas de seguros privados e de capitalização e entidades de previdência privada aberta;

III – Que tiverem lucros, rendimentos ou ganhos de capital oriundos do exterior;

IV – Que, autorizadas pela legislação tributária, usufruam de benefícios fiscais relativos à isenção ou redução do imposto;

V – Que, no decorrer do ano-calendário, tenham efetuado pagamento mensal pelo regime de estimativa, na forma do art. 2° da Lei n° 9.430, de 1996;

VI – Que explorem as atividades de prestação cumulativa e contínua de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, compras de direitos creditórios resultantes de vendas mercantis a prazo ou de prestação de serviços (factoring).

VII – que explorem as atividades de securitização de créditos imobiliários, financeiros e do agronegócio. (Incluído pela Lei nº 12.249, de 2010)

Este regime tributário é mais indicado para empresas maiores, com grandes custos e margem de lucros menores, como por exemplo: transportadoras, indústrias, empresas de terceirização de mão-de-obra, ou empresas em início de atividade que terão grandes despesas com pesquisa e desenvolvimento de seu produto.

Qual regime tributário devo escolher?

Para definir o regime tributário de sua empresa é preciso analisar: Qual sua atividade (serviço, comércio, indústria etc.)? Qual sua previsão de faturamento? Qual o tipo societário de sua empresa? Terá funcionários? Quais seus custos? Entre outros.

Portanto, antes optar pelo regime tributário de sua empresa é recomendado que esteja muito bem assessorado pelo seu Contador.

Aqui na NEX, contamos com uma equipe de especialistas em planejamento tributário e societário, com mais de 15 anos de experiência, prontos para lhe ajudar a ter sucesso nesta nova jornada.

Autor: Everton do Prado – COO da NEX – Universo Contábil